Das erweiterte Führungszeugnis (eFZ) für ehrenamtliche Aktive im VCP Bayern

Das erweiterte Führungszeugnis (eFZ) ist ein offizielles Dokument, das darüber Auskunft gibt, ob eine Person Vorstrafen hat – insbesondere im Hinblick auf sexualisierte Gewalt oder Straftaten gegen Kinder und Jugendliche. Zur Einsichtnahme sind wir laut §72a SGB VIII verpflichtet.

Alle Menschen, die im VCP ehrenamtlich (und hauptberuflich) aktiv sind – sei es als Gruppenleitung, als Mitarbeiter*in bei Aktionen oder in anderer Funktion – und mit Kindern und Jugendlichen in Kontakt kommen, müssen ein eFZ vorlegen. Das gilt auch für Nicht-Mitglieder.

Wie am Landesrat 1 im Jahr 2026 beschlossen, gilt die Vorlagepflicht für Personen ab dem 14. Geburtstag, wenn diese als Leiter*in oder Helfer*in aktiv sind und für Personen über 16, wenn diese als Teilnehmer*in an einer VCP-Aktion in Bayern teilnehmen. 

Dies gilt auch für Nicht VCP-Mitglieder, wenn diese beispielsweise als Helfer*in / Betreuer*in bei einem Pfingstlager o.ä. mithelfen.

Die Vorlage des eFZ muss alle 5 Jahre wiederholt werden. 

Der VCP ist ein Jugendverband und ein nach §75 KJHG (Kinder- und Jugendhilfegesetz, SGB VIII) anerkannter, gemeinnütziger Träger der freien Jugendhilfe. Damit unterliegen wir bestimmten gesetzlichen Regelungen. So sind wir nach § 72a des SGB VIII verpflichtet, sicherzustellen, dass wir keine Person, die wegen einer Sexualstraftat rechtskräftig verurteilt worden ist, beschäftigen.

Darüber hinaus hat der VCP Bayern die Vorgaben noch etwas verschärft. So sollen mitarbeitende Personen schon ab 14 Jahren ein eFZ abgeben sowie Personen ab 16 Jahren, auch wenn sie nur Teilnehmende sind. Dies gilt auch für Nicht-Mitglieder.

Wenn ein*e Mitarbeiter*in kein erweitertes Führungszeugnis vorlegen möchte, ist eine Mitarbeit nicht möglich. Nach §72a SGB VIII sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, uns dieses vorlegen zu lassen, um Kinder und Jugendliche zu schützen.

Mitarbeiter*innen tragen eine besondere Schutz- und Vertrauensverantwortung. Eine Mitarbeit ohne eFZ würde diese Verantwortung unterlaufen und unsere Verpflichtung zum Kinderschutz verletzen. Deshalb ist die Vorlage des eFZ für alle Mitarbeitenden verbindlich.

5 Jahre

Normalerweise musst du eine Gebühr zahlen, um ein erweitertes Führungszeugnis ausgestellt zu bekommen. Wenn man jedoch nachweist, dass man das eFZ braucht, weil man in der Kinder- und Jugendarbeit tätig ist, entfällt diese Gebühr. Hierfür gibt es eine Bescheinigung, die wir dir in der Geschäftsstelle ausstellen.

Um diese Bescheinigung zu bekommen, fülle bitte dieses Formular aus.

Du beantragst das eFZ bei deiner Gemeinde. Normalerweise musst du eine Gebühr zahlen, um ein erweitertes Führungszeugnis ausgestellt zu bekommen. Wenn man jedoch nachweist, dass man das eFZ braucht, weil man in der Kinder- und Jugendarbeit tätig ist, entfällt diese Gebühr. Hierfür gibt es eine Bescheinigung, die wir dir in der Geschäftsstelle ausstellen.

Im Anschluss bekommst du die Bescheinigung per Mail und kannst damit dein eFZ bei deiner Gemeinde beantragen.

Bescheinigung eFZ jetzt beantragen

Die Beantragung dauert in der Regel 4-8 Wochen, weshalb es wichtig ist, dass du rechtzeitig dein eFZ beantragst.

Das erweiterte Führungszeugnis darf maximal 6 Monate alt sein. 

Bisher lag es im Ermessen der jeweiligen Person oder des Stammes, ob das eFZ lediglich der zuständigen Person im Stamm, dem Hu100 oder der Bundeszentrale vorgelegt wurde. Der Nachteil dieses Vorgehens bestand darin, dass die Informationen an unterschiedlichen Stellen vorlagen und nicht vollständig im gleichen System erfasst wurden. Dadurch entstand eine gewisse Unübersichtlichkeit.

Um dem entgegenzuwirken, wird nun empfohlen, das eFZ ausschließlich der Bundeszentrale vorzulegen. Diese kann die Bestätigung zentral in der Onlinedatenbank eVewa hinterlegen, auf die sowohl die Stammes- und Regionsleitungen als auch das Hu100 Zugriff haben (bei Fragen zu der Datenbank, bitte ans HU100/Katharina wenden).

Ein zusätzlicher Vorteil dieser Regelung ist, dass der Datenschutz besser gewährleistet ist: Ehrenamtliche müssen sich nicht mehr selbst um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben kümmern, wie etwa die fristgerechte Vernichtung sensibler Dokumente.

Wenn Personen möchten, können sie dem Schreiben, das sie zusammen mit dem erweiterten Führungszeugnis an die Bundeszentrale schicken, eine Einverständniserklärung beifügen. Darin kann bestätigt werden, dass sie damit einverstanden sind, dass das erweiterte Führungszeugnis bei der Bundeszentrale vernichtet wird und daher nicht zurückgesandt werden muss.

Ausgenommen sind Personen, die kein VCP-Mitglied sind. Diese müssen ihr eFZ bei der jeweiligen Veranstaltungsleitung vorzeigen. Die Einsichtnahme muss schriftlich in der Teilnahmeliste festgehalten und dabei die Datenschutzvorgaben (siehe weiter unten) eingehalten werden. 

Die Ehrenamtsbescheinigung kann aber weiterhin (auch von Nicht-Mitgliedern) im Hu100 beantragt werden.

Da die Einsichtnahme bei Nicht-Mitgliedern nicht in der VCP-Mitgliederdatenbank dokumentiert werden kann, erfolgt die Prüfung direkt durch die zuständige Leitungsperson vor Ort. Dabei müssen die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Dies wird bei Frage 21 ausführlich beschrieben.

Als StaFü bist du dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen und verbandlichen Vorgaben in deinem Stamm eingehalten werden. Dazu gehört insbesondere, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ab 14 Jahren sowie alle Teilnehmenden ab 16 Jahren alle fünf Jahre ein aktuelles eFZ bei der Bundeszentrale vorlegen.

Wichtig: Es gehört nicht zu deiner Aufgabe, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Deine Rolle besteht darin, die Mitarbeitenden daran zu erinnern, ihr eFZ bei der Bundeszentrale einzureichen. Du sollst dann in der Mitgliederdatenbank eVewa prüfen, ob dies erfolgt ist. Auf diese Weise befindest du dich nicht im direkten datenschutzrechtlich sensiblen Bereich der Dokumente, sondern übernimmst eine koordinierende Funktion, die die Einhaltung der Vorgaben erleichtert und gleichzeitig den Datenschutz wahrt.

Falls es aufgrund eines Zeitproblems oder einer kurzfristigen Anmeldung doch notwendig sein sollte, ein eFZ vor Ort einzusehen, ist es besonders wichtig, sich strikt an die gesetzlichen Datenschutzvorgaben zu halten. Weitere Informationen dazu werden weiter unten bereitgestellt. 

Auch wenn du als StaFü eine bestimmte Stammesfahrt nicht selbst organisierst, ist es dennoch deine Verantwortung, zu prüfen, ob die Lagerleitung sich darum kümmert. Wird diese Vorgabe nicht beachtet, kann dir als StaFü eine Verletzung der Aufsichtspflicht angelastet werden.

Sollte die Einsicht in eVEWA nicht möglich sein, kannst du die Liste an Katharina im Hu100 schicken, welche für dich die Einsichtnahme übernimmt. 

Als Regionsvorsitz trägst du die Verantwortung dafür, dass auf Regionsebene alle gesetzlichen und verbandlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört, dass alle Mitarbeitenden ab 14 Jahren, die mit Kindern und Jugendlichen auf Regionsebene in Kontakt kommen, sowie alle Teilnehmenden ab 16 Jahren alle fünf Jahre ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis bei der Bundeszentrale vorlegen. 

Wichtig: Es gehört nicht zu deiner Aufgabe, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Deine Rolle besteht darin, die Mitarbeitenden daran zu erinnern, ihr eFZ bei der Bundeszentrale einzureichen, und in der Mitgliederdatenbank eVewa zu prüfen, ob dies erfolgt ist (bei der Bundeszentrale kannst du dir einen Zugang zur Datenbank geben lassen). Auf diese Weise befindest du dich nicht im direkten datenschutzrechtlich sensiblen Bereich der Dokumente, sondern übernimmst eine koordinierende Funktion, die die Einhaltung der Vorgaben erleichtert und gleichzeitig den Datenschutz wahrt.

Falls es aufgrund eines Zeitproblems oder einer kurzfristigen Einsichtnahme doch notwendig sein sollte, ein eFZ vor Ort einzusehen, ist es besonders wichtig, sich strikt an die gesetzlichen Datenschutzvorgaben zu halten. Weitere Informationen dazu werden weiter unten bereitgestellt. 

Achte darauf, dass diese Vorgaben konsequent umgesetzt werden, da dir andernfalls als Regionsvorsitz eine Verletzung der Aufsichtspflicht vorgeworfen werden kann.

Auch wenn du als ReVo eine bestimmte Fahrt nicht selbst organisierst, ist es dennoch deine Verantwortung, zu prüfen, ob die Lagerleitung sich darum kümmert. 

Sollte die Einsicht in eVEWA nicht möglich sein, kannst du die Liste an Katharina im Hu100 schicken, welche für dich die Einsichtnahme übernimmt. 

Als Lagerleitung bist du dafür verantwortlich, dass während des Lagers alle gesetzlichen sowie verbandlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört insbesondere, dass alle Mitarbeitenden ab 14 Jahren, die mit Kindern und Jugendlichen in Kontakt kommen, sowie alle Teilnehmenden ab 16 Jahren ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis bei der Bundeszentrale vorgelegt haben. Über die Mitgliederdatenbank eVewa kannst du überprüfen, ob die entsprechenden Nachweise vorliegen. Falls du darauf keinen Zugriff hast, kann das auch deine Stammes- oder Regionsleitung für dich überprüfen. 

Wichtig: Es gehört nicht zu deiner Aufgabe, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Deine Rolle besteht darin, die Mitarbeitenden daran zu erinnern, ihr eFZ bei der Bundeszentrale einzureichen, und in der Mitgliederdatenbank eVewa zu prüfen, ob dies erfolgt ist. Auf diese Weise befindest du dich nicht im direkten datenschutzrechtlich sensiblen Bereich der Dokumente, sondern übernimmst eine koordinierende Funktion, die die Einhaltung der Vorgaben erleichtert und gleichzeitig den Datenschutz wahrt.

Sollte die Einsicht in eVEWA nicht möglich sein, kannst du die Liste an Katharina im Hu100 schicken, welche für dich die Einsichtnahme übernimmt. 

Falls es aufgrund eines Zeitproblems oder einer kurzfristigen Einsichtnahme doch notwendig sein sollte, ein eFZ vor Ort einzusehen, ist es besonders wichtig, sich strikt an die gesetzlichen Datenschutzvorgaben zu halten. Weitere Informationen dazu werden weiter unten bereitgestellt.

Es ist deine Aufgabe, darauf zu achten, dass nur Personen eingesetzt oder zugelassen werden, die diese Voraussetzung erfüllen. Werden die Vorgaben nicht beachtet, kann dir als Lagerleitung eine Verletzung der Aufsichtspflicht vorgeworfen werden.

Manche Stämme haben das Amt einer eFZ-beauftragten Person (das ist jedem Stamm selbst überlassen).

Als eFZ-beauftragte Person unterstützt du den Stammesvorstand bei der Umsetzung aller gesetzlichen und verbandlichen Vorgaben zum erweiterten Führungszeugnis. Deine Aufgabe ist es, darauf zu achten, dass alle Mitarbeitenden ab 14 Jahren, die mit Kindern und Jugendlichen in Kontakt kommen, sowie alle Teilnehmenden ab 16 Jahren regelmäßig – spätestens alle fünf Jahre – ein aktuelles eFZ bei der Bundeszentrale vorlegen.

Wichtig: Es gehört nicht zu deiner Aufgabe, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Deine Rolle besteht darin, die Mitarbeitenden daran zu erinnern, ihr eFZ bei der Bundeszentrale einzureichen, und in der Mitgliederdatenbank eVewa zu prüfen, ob dies erfolgt ist. Auf diese Weise befindest du dich nicht im direkten datenschutzrechtlich sensiblen Bereich der Dokumente, sondern übernimmst eine koordinierende Funktion, die die Einhaltung der Vorgaben erleichtert und gleichzeitig den Datenschutz wahrt.

Sollte die Einsicht in eVEWA nicht möglich sein, kannst du die Liste an Katharina im Hu100 schicken, welche für dich die Einsichtnahme übernimmt. 

Falls es aufgrund eines Zeitproblems oder einer kurzfristigen Einsichtnahme doch notwendig sein sollte, ein eFZ vor Ort einzusehen, ist es besonders wichtig, sich strikt an die gesetzlichen Datenschutzvorgaben zu halten. Weitere Informationen dazu werden in der Frage 21 bereitgestellt.

Die letztliche Verantwortung und Aufsichtspflicht liegt weiterhin bei der Stammesleitung. Deine Aufgabe ist es, diese zu entlasten, indem du die Abläufe koordinierst, die Übersicht behältst und auf die Einhaltung der Vorgaben hinweist.

Wir dürfen als Verband der Kinder- und Jugendarbeit keine Person beschäftigen oder vermitteln, die rechtskräftig wegen bestimmter Straftaten verurteilt wurde. Dazu zählen insbesondere Delikte gegen Schutzbefohlene und die sexuelle Selbstbestimmung sowie Straftaten wie Verletzung der Fürsorge- oder Erziehungspflicht, Misshandlung, Menschenhandel oder Kinder- und Jugendpornografie.
Gesetzlich genannt sind dabei Verurteilungen nach den §§ 171, 171, 174–174c, 176–180a, 181a, 182–184g, 184i–184l, 201a Abs. 3 sowie 225, 232–233a, 234–236 StGB.

Nein, ein erweitertes Führungszeugnis darf unter keinen Umständen kopiert oder abgeheftet werden – auch nicht mit Einverständnis der betreffenden Ehren- oder Nebenamtlichen. Nach der Einsichtnahme ist das Dokument unverzüglich an die betreffende Person zurückzugeben.

Wenn Personen möchten, können sie dem Schreiben, das sie zusammen mit dem erweiterten Führungszeugnis an die Bundeszentrale schicken, eine Einverständniserklärung beifügen. Darin kann bestätigt werden, dass sie damit einverstanden sind, dass das erweiterte Führungszeugnis bei der Bundeszentrale vernichtet wird und daher nicht zurückgesandt werden muss.

Als Leitungsperson gehört es nicht zu deinen Aufgaben, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Du überprüfst lediglich in eVEWA, ob ein eFZ eingereicht wurde, und erinnerst die betreffende Person gegebenenfalls daran, ihr eFZ bei der Bundeszentrale vorzulegen. 

Auf diese Weise wird der Datenschutz gewahrt und sensible Daten gelangen nicht in den Verantwortungsbereich der Ehrenamtlichen.

Die Verantwortung für die Einhaltung der Pflicht zur Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses liegt bei der jeweiligen Leitung: Bei stammesbezogenen Mitarbeitenden ist dies der Stammesvorsitz, bei Veranstaltungen auf Regionsebene der Regionsvorsitz, etc. Diese tragen die Aufsichtspflicht und können im Falle der Nichteinhaltung rechtlich belangt werden.

Kann ausnahmsweise kein eFZ vorgelegt werden, gibt es eine Notfallregelung: In diesem Fall muss die betreffende Person eine eidesstaatliche Erklärung zur Straffreiheit abgeben und es muss dokumentiert werden, warum die Vorlage des eFZ nicht möglich war.

Eine Vorlage zur eidesstaatlichen Erklärung findet ihr hier: https://ttvb.de/wp-content/uploads/downloads/kindesschutz/erklaerung_an_eidesstatt_fuer_ehrenamtliche_mitarbeiter.pdf

Diese Erklärung wird nur eingesehen und wieder zurückgeben. In der Teilnahmeliste müssen folgende Daten erhoben und gespeichert werden:

• Der Umstand der Einsichtnahme,
• Das Datum der eidesstaatlichen Erklärung zur Straffreiheit,

Die Daten dürfen nur so lange verarbeitet werden, wie es für die Prüfung der Eignung der Person für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist. Sie müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden und sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit nicht ausübt. Spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit müssen die Daten gelöscht werden.

Außerdem kann zur Sicherheit zusätzlich zur eidesstaatlichen Erklärung eine Onlineschulung verlangt werden. 

Wenn eine ausländische Person kein erweitertes Führungszeugnis (eFZ) ausstellen lassen kann, muss stattdessen eine eidesstattliche Erklärung zur Straffreiheit abgegeben werden. Diese Erklärung dient dazu, schriftlich zu bestätigen, dass die Person keine einschlägigen Straftaten begangen hat, die sie im Umgang mit Kindern und Jugendlichen ungeeignet erscheinen lassen.

Eine Vorlage zur eidesstaatlichen Erklärung findet ihr hier: https://ttvb.de/wp-content/uploads/downloads/kindesschutz/erklaerung_an_eidesstatt_fuer_ehrenamtliche_mitarbeiter.pdf

Diese Erklärung wird nur eingesehen und wieder zurückgeben. In der Teilnahmeliste müssen folgende Daten erhoben und gespeichert werden:

• Der Umstand der Einsichtnahme,
  • Das Datum der eidesstaatlichen Erklärung zur Straffreiheit,

Die Daten dürfen nur so lange verarbeitet werden, wie es für die Prüfung der Eignung der Person für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist. Sie müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden und sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit nicht ausübt. Spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit müssen die Daten gelöscht werden.

Es gehört nicht zu deinen Aufgaben, die Inhalte des eFZ selbst einzusehen. Deine Rolle beschränkt sich darauf, in der Mitgliederdatenbank zu prüfen, ob ein eFZ eingereicht wurde, und die Person daran zu erinnern, ihr eFZ bei der Bundeszentrale abzugeben. Auf diese Weise wird der Datenschutz gewahrt, da sensible Daten nicht von dir verarbeitet werden.

Falls es ausnahmsweise notwendig sein sollte, ein eFZ vor Ort einzusehen, muss dies unter strikter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgen.

Die Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis muss strikt nach den Vorgaben des §72a SGB VIII erfolgen. Es dürfen nur folgende Daten erhoben und gespeichert werden:

• Der Umstand der Einsichtnahme,
  • Das Datum des eFZ,

Die Daten dürfen nur so lange verarbeitet werden, wie es für die Prüfung der Eignung der Person für die jeweilige Tätigkeit erforderlich ist. Sie müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden und sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit nicht ausübt. Spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit müssen die Daten gelöscht werden.

Diese Regelungen gelten auch für die eidesstaatlichen Erklärungen zur Straffreiheit.

Ja - jeder Verein muss seine Aufgabe eigenverantwortlich erfüllen und kann sich nicht auf die "Mechanismen" einer anderen Institution verlassen.